1. Descripción general

Esta integración le permite:

• Enviar facturas desde Bitrix24 a KSeF
• Recibir el estado de procesamiento de las facturas
• Almacenar números de referencia de KSeF, estados de las facturas y mensajes de error en el CRM de Bitrix24

Aviso importante

Antes de iniciar la configuración, asegúrese de que:

• su CRM de Bitrix24 esté correctamente configurado
• los campos de factura y de la empresa ya estén creados
• los tipos de impuestos estén configurados
• su cuenta y su token de KSeF estén activos

Requisitos del plan de Bitrix24

La funcionalidad para completar y procesar automáticamente los datos relacionados con los pagos (por ejemplo, los campos de fecha de pago en el CRM) depende del plan de suscripción de Bitrix24.

Planes Básico y Estándar

• los datos relacionados con los pagos (por ejemplo, la fecha de pago) deben ingresarse manualmente en los campos del CRM
• No están disponibles las actualizaciones automáticas de campos a través de los Procesos de Negocio
• Los usuarios son responsables de registrar manualmente la información de pago

Plan «Professional» y superiores

• Se dispone tanto del procesamiento manual como del automatizado de los campos relacionados con los pagos
• La automatización se puede implementar mediante los Procesos de Negocios de Bitrix24
• El sistema puede establecer automáticamente la fecha de pago y otros campos relacionados en función de la lógica de negocio configurada

Importante:

El llenado automático de los campos relacionados con el pago requiere una configuración adecuada de los Procesos de Negocios en Bitrix24 CRM.

2. Obtención de un token KSeF

2.1 Obtención de un token de prueba

Si desea obtener un token de prueba, abra el portal oficial de pruebas de KSeF: https://ap-test.ksef.mf.gov.pl/web/

A continuación, seleccione uno de los siguientes métodos de autorización:

• Autenticación de prueba: utilice cualquier número NIP que no exista, por ejemplo: 1111111111
• Certificado calificado: utilice un número NIP real que pertenezca a cualquier empresa polaca.

2.2 Obtención de un token desde una cuenta activa de KSeF

Si desea obtener un token desde su cuenta activa de KSeF, inicie sesión en su perfil de KSeF.

Después de iniciar sesión:

1. Abra la sección «Tokeny»
2. Haga clic en «Generuj token»
3. Seleccione los permisos de acceso necesarios. Importante: asegúrese de que estén habilitados los siguientes permisos:

• emisión de facturas
• visualización de facturas

1. Ingrese un nombre para el token
2. Genere el token y cópielo para utilizarlo en la aplicación Bitrix24

Importante: guarde el token generado en un lugar seguro. Por razones de seguridad, es posible que KSeF no permita volver a ver el token completo más adelante.

3. Configurar los datos de la empresa 

Importante

Este es el paso de configuración más importante. Si la información de la empresa no está configurada correctamente, KSeF podría rechazar las facturas.

También se deben configurar las tasas de impuestos en Bitrix24.

Para configurar las tasas de impuestos, navegue hasta:

CRM → Configuración → Configuración de CRM → Impuestos

Información requerida de la empresa:

• Nombre de la empresa

• Datos de la empresa

• Dirección

• Datos bancarios

4. Asignación de campos de factura (campos de CRM)

Todos los campos deben asignarse correctamente para que la aplicación funcione adecuadamente.

Importante

Todos los campos necesarios para la integración con KSeF deben crearse en la sección «Facturas» de Bitrix24.

Requisitos de tipo de campo:

Estos valores se vuelven a escribir automáticamente en Bitrix24 después de enviar la factura.

5. Configurar partidas de factura 

Todos los campos deben asignarse correctamente para que la aplicación funcione adecuadamente.

Todos los tipos de impuestos que se muestran en la aplicación se cargan automáticamente a partir de los tipos de impuestos configurados en Bitrix24:

CRM → Configuración → Configuración de CRM → Impuestos

Al crear una factura para un producto con una tasa impositiva del 0 %, la aplicación le pedirá que seleccione la tasa impositiva adecuada para garantizar la transmisión y el procesamiento correctos de los datos.

La disponibilidad de la selección del tipo de impuesto también depende del país del cliente y de la configuración fiscal.

Para obtener orientación adicional e información de apoyo, consulte la sección de ayuda desplegable.

El país del cliente se determina mediante el campo «Código de país del comprador» configurado en la sección Detalles de la empresa.

6. Tipo de factura
   

   

En esta sección puede seleccionar los tipos de factura que desea utilizar.

Después de habilitar cualquier tipo de factura adicional además de la estándar, es importante completar los campos adicionales en la sección «Campos de factura del CRM» para que el sistema funcione correctamente.

Antes de enviar una factura, aparecerá un campo obligatorio para seleccionar el tipo de factura, tal como se muestra en la captura de pantalla a continuación.

7. Facturas para consumidores
   

   

Emitir facturas sin número de identificación fiscal

La aplicación le permite emitir facturas sin un número de identificación fiscal (por ejemplo, número de IVA o NIP). Esto permite crear facturas para clientes individuales en lugar de para empresas.

Para utilizar esta función, asegúrese de que la factura esté vinculada únicamente a un contacto y no a una empresa. La aplicación recuperará automáticamente la información necesaria del cliente a partir del contacto, incluyendo:

• Nombre
• Apellido
• Dirección

8. Datos de la empresa
   

   

En esta sección, puede verificar la información que la aplicación recupera de cualquier empresa almacenada en su base de datos mediante la herramienta «Verificar cualquier empresa».

Le recomendamos encarecidamente que utilice esta función antes de emitir facturas para asegurarse de que toda la información de la empresa transmitida sea correcta.

La aplicación también admite:

• incluir los datos bancarios de su empresa en las facturas emitidas
• desactivar los datos bancarios en las facturas cuando sea necesario

La información de la cuenta bancaria de su empresa se puede configurar en la Sección 1.

9. Configurar el acceso a KSeF 

9.1 Seleccionar el modo de operación

Modos disponibles:

• PRUEBA — entorno de prueba (recomendado para la configuración inicial)
• PROD — entorno de producción

Le recomendamos encarecidamente que pruebe la integración en modo PRUEBA antes de cambiar al modo PROD.

9.2 Ingrese el token

1. Obtenga el token del portal de KSeF
2. Pegue el token en:

• campo de token de PRUEBA
  o
• el campo de token de PROD

Para mejorar la seguridad y evitar el uso no autorizado del token una vez guardado, se ha desactivado la opción de copiar el token desde la interfaz de la aplicación.

10. Configure los permisos de acceso 

Opciones disponibles:

• Todos — todos los usuarios

• Solo administradores: únicamente los administradores (recomendado)

• Usuarios seleccionados: solo los usuarios seleccionados

Recomendado durante la configuración y las pruebas: Solo administradores

10. Panel de KSeF  

En esta sección, puede consultar y supervisar las facturas emitidas durante un período seleccionado.

El panel le permite:

• revisar el estado de las facturas
• supervisar los resultados del procesamiento
• identificar errores de envío
• verificar los números de referencia de KSeF

Recomendaciones adicionales

PRUEBA vs. PRODUCCIÓN

Importante:

Las facturas enviadas en modo PRUEBA se transmiten únicamente al entorno de prueba de KSeF y no generan documentos contables legalmente válidos.

Motivos comunes para el rechazo de facturas

Las facturas pueden ser rechazadas debido a:

• un número NIP incorrecto
• falta de la dirección de la empresa
• falta de configuración de la tasa de impuestos
• falta del código de país del comprador
• datos de la empresa incompletos
• Asignación de campos de factura no válida

Le recomendamos verificar todos los ajustes de configuración antes de emitir facturas en el entorno de producción.