Najnowszy blog
Każdego dnia specjaliści ds. sprzedaży komunikują się z dużą liczbą obecnych i potencjalnych klientów, a także radzą sobie z dużą, a czasami wręcz lawinowo rosnącą ilością informacji. Aby uczynić ten proces bardziej produktywnym, efektywnym i jednocześnie ograniczyć liczbę rutynowych czynności, warto zautomatyzować pracę działu sprzedaży.
Automatyzacja procesów biznesowych w dziale sprzedaży jest ważna nie tylko ze względu na standaryzację i przyspieszenie powtarzalnych działań, ale również w celu zmniejszenia ryzyka błędów oraz zwiększenia kontroli nad procesami obsługi leadów, transakcji i dokumentów.
Aby jednak automatyzacja przyniosła realne korzyści, a nie była jedynie pozornym usprawnieniem, należy jasno określić, jakie cele chcemy dzięki niej osiągnąć oraz jakie problemy rozwiązać. Dopiero na tej podstawie można dobrać odpowiednie narzędzia i rozwiązania wspierające dział sprzedaży.
Istnieją trzy główne grupy rozwiązań wykorzystywanych przez działy sprzedaży do automatyzacji:
– narzędzia typu Repricer;
– systemy BRMS;
– systemy CRM.
Narzędzia typu Repricer to wyspecjalizowane rozwiązania, które automatycznie pomagają zmieniać ceny produktów sprzedawanych przez firmę jednocześnie w różnych kanałach sprzedaży i źródłach danych (np. dokumentacja wewnętrzna, strona internetowa firmy czy marketplace).
Systemy BRMS służą do projektowania i zarządzania procesami biznesowymi oraz organizacji pracy pracowników.
Jeżeli chodzi o systemy CRM, wiele z nich znacznie wykracza obecnie poza swoją podstawową funkcję zarządzania relacjami z klientami.
Współczesny CRM to nie tylko baza klientów, ale również narzędzie do zarządzania procesami, zadaniami, ofertami, cenami oraz szerokim zakresem działań marketingowych, analitycznych i sprzedażowych. Systemy CRM mogą wspierać również pracę sklepów internetowych — zarówno poprzez wbudowane funkcje, jak i dedykowane integracje.
Przykładowo, jeśli automatyzacja działu sprzedaży jest oparta na Bitrix24, a 1C-Bitrix jest wykorzystywany jako CMS sklepu internetowego, wiele rutynowych czynności może zostać zautomatyzowanych. Dzięki temu firma otrzymuje lepsze warunki do realizacji własnych scenariuszy biznesowych.
Jakie problemy rozwiązuje automatyzacja?
Skuteczna automatyzacja działu sprzedaży z wykorzystaniem CRM polega na uwzględnieniu najważniejszych potrzeb biznesowych oraz dostosowaniu narzędzi do procesów firmy.
Automatyzacja pozwala skrócić czas wykonywania rutynowych czynności. Przykładowo, możliwe jest utworzenie transakcji w CRM bezpośrednio z wiadomości e-mail. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na bardziej wartościowych, specjalistycznych i kreatywnych zadaniach.
Dział sprzedaży otrzymuje usprawnione wirtualne centrum kontaktowe, w którym informacje z poczty elektronicznej, formularzy CRM oraz komunikatorów są gromadzone w jednym miejscu.
Jakość obsługi zapytań wzrasta, ponieważ dane klientów, informacje o spotkaniach, zamkniętych transakcjach oraz przygotowanych dokumentach są automatycznie zapisywane w systemie i w razie potrzeby mogą być przekazywane do innych wykorzystywanych narzędzi.
Po wdrożeniu i odpowiedniej konfiguracji CRM można uzyskać:
– szybki dostęp do historii komunikacji z klientem;
– terminową realizację zaplanowanych spotkań;
– kontrolę terminów płatności;
– pełną historię zamówień wraz z dokumentacją.
Wszystko to zwiększa poziom obsługi oraz buduje większe zaufanie i lojalność klientów.
Dla kierownika działu sprzedaży istotny jest pełny obraz sytuacji: aktualnych transakcji, leadów, odpływu klientów oraz dynamiki sprzedaży.
Automatycznie generowane raporty w CRM pomagają skutecznie analizować te dane.
Analityka end-to-end oparta na CRM pozwala określić, które kanały marketingowe generują najlepsze wyniki oraz prześledzić całą ścieżkę klienta — od pierwszego kontaktu aż do finalizacji sprzedaży.
CRM pomaga wprowadzić przejrzyste zasady pracy poprzez:
– jasno określone procesy i harmonogramy działań;
– podział obowiązków w zespole oraz podczas współpracy z innymi działami (np. działem dostaw);
– kontrolę realizacji zadań zgodnie z ustalonymi terminami.
Przykładowo, Bitrix24 posiada narzędzia umożliwiające planowanie spotkań i wydarzeń oraz kontrolę realizacji zadań.
CRM pozwala na:
– przechowywanie bazy klientów;
– zachowanie pełnej historii współpracy;
– zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie;
– synchronizację plików między urządzeniami użytkowników oraz wspólną pracę nad dokumentami.
Właściciele firm oraz dyrektorzy otrzymują uporządkowane dane dotyczące sprzedaży. Mogą łatwo analizować zarówno całkowite wyniki finansowe, jak i KPI poszczególnych menedżerów.
Dział marketingu otrzymuje dokładne informacje o tym, które działania reklamowe generują sprzedaż, dzięki czemu może skuteczniej planować i zoptymalizować swoje kampanie. W firmach, w których wdrożono CRM, łatwiejsza jest segmentacja klientów oraz prowadzenie bardziej efektywnych działań marketingowych.
Dyrektor sprzedaży zyskuje pełniejszy obraz sytuacji w swoim dziale. Pozwala mu to skuteczniej i bardziej strategicznie zarządzać zespołem. Kontrola nad procesami sprzedażowymi jest znacznie większa tam, gdzie wdrożony został odpowiednio skonfigurowany system CRM.
Na poziomie całego działu sprzedaży automatyzacja pomaga lepiej planować codzienną pracę, ograniczyć liczbę powtarzalnych czynności oraz zmniejszyć obciążenie pracowników związane z przetwarzaniem dużej ilości informacji i obsługą klientów.
W efekcie automatyzacja procesów sprzedażowych pozwala zwiększyć efektywność transakcji, poprawić produktywność zespołu, zapewnić większą kontrolę nad wszystkimi etapami sprzedaży, usprawnić komunikację z klientami i partnerami, ograniczyć rutynowe zadania oraz zwiększyć zwrot z inwestycji w działania reklamowe poprzez ich lepsze dopasowanie do potrzeb odbiorców.
