Cada día, los especialistas en ventas se comunican con una gran cantidad de clientes actuales y potenciales, manejando volúmenes de información importantes y, a veces, abrumadores. Para que este proceso sea más productivo, eficiente y, al mismo tiempo, menos rutinario, vale la pena automatizar el trabajo del departamento de ventas.
La automatización de los procesos de negocio en el departamento de ventas es importante no solo para estandarizar y acelerar los procesos comunes, sino también para reducir el riesgo de errores y fortalecer el control, logrando que el proceso de trabajo con leads, transacciones y documentos sea más cómodo.
Sin embargo, para que la automatización sea exitosa y no se realice solo de forma superficial (automatizar por pura apariencia), es fundamental responder claramente a qué esperanzas depositas en ella y qué objetivos deseas alcanzar. Precisamente sobre esta base se seleccionan las herramientas y programas específicos para la automatización del departamento de ventas.
Programas
Existen 3 grupos de programas que los departamentos de ventas utilizan para la automatización:
- Programas Repricer (Repreciadores).
- Programas BRMS (Sistemas de Gestión de Reglas de Negocio).
- CRM.
Los programas de tipo Repricer son soluciones bastante especializadas que ayudan a cambiar automáticamente los precios de los productos que vende la empresa de forma simultánea en diferentes sitios y fuentes (documentación interna, sitio web de la empresa, marketplace donde la empresa vende sus productos).
Los programas BRMS son sistemas para construir procesos de negocio y gestionar las tareas de los empleados.
En cuanto a los programas CRM, muchos de ellos van mucho más allá de su misión básica. Desde hace tiempo son mucho más que una gestión de relaciones con los clientes; también abarcan la gestión de normativas, tareas, precios, así como una amplia gama de funcionalidades que simplifican las tareas de marketing, la analítica y el trabajo con la tienda online, tanto a través de herramientas internas como de integraciones avanzadas.
Si, por ejemplo, cuentas con una automatización del departamento de ventas basada en Bitrix24 y se utiliza 1C-Bitrix como el CMS de tu tienda online, la rutina se eliminará al máximo de tu empresa, creando las condiciones ideales para la ejecución de escenarios de negocio.
¿Qué problemas resuelve la automatización?
Una automatización correcta del departamento de ventas con la ayuda de un CRM consiste en cubrir un conjunto de necesidades.
Necesidad 1. Optimización del tiempo de trabajo
- Reducción del tiempo dedicado a actividades rutinarias: por ejemplo, se puede crear una transacción en el CRM directamente desde un correo electrónico. Esto libera tiempo para aspectos del trabajo más significativos, especializados y, a veces, creativos.
- El departamento de ventas obtiene un centro de contacto virtual unificado, donde se recopila la información del correo, formularios de CRM y aplicaciones de mensajería.
- Aumenta la calidad en el procesamiento de consultas. Los datos de los clientes, la información sobre las reuniones mantenidas, las transacciones cerradas y los documentos preparados se introducen inmediatamente en el sistema general y luego, si es necesario, la información se transfiere a un sistema detallado.
Necesidad 2. Mejora de la calidad del trabajo con socios y clientes
Si implementas y adaptas un CRM, es fácil configurar y obtener:
- Acceso rápido al historial de comunicación.
- Puntualidad en la realización de reuniones.
- Puntualidad en la realización de pagos.
- Pedidos completos junto con sus documentos.
Todo esto aumenta la lealtad y la confianza de los clientes.
Necesidad 3. Obtención sistemática de datos analíticos
Para el jefe del departamento de ventas es importante tener una visión completa de las transacciones, los leads, la pérdida de clientes (churn) y su dinámica.
- Los informes generados automáticamente en el CRM ayudan perfectamente a cumplir con esta tarea.
- La analítica de extremo a extremo (end-to-end) basada en el CRM es la clave para entender qué anuncios son rentables (se pueden rastrear los matices desde el tráfico hasta la venta).
Necesidad 4. Aumento del nivel de responsabilidad y del grado de puntualidad del personal
- Disponibilidad de un horario y una secuencia claros.
- División de responsabilidades dentro del departamento y en el trabajo conjunto con otras áreas (por ejemplo, el departamento de envíos).
- Cumplimiento de los asuntos en los plazos acordados. Por ejemplo, el CRM Bitrix24 cuenta con la herramienta «Agenda de reuniones y eventos».
Necesidad 5. Necesidad de un repositorio digital único y gestión de documentos del equipo
- Almacenamiento de la base de datos de clientes.
- Seguimiento del historial.
- Mantenimiento del flujo documental en la empresa.
- Sincronización de archivos entre los dispositivos de los usuarios del CRM y colaboración en documentos.
Beneficios de la automatización en todos los niveles
- Los propietarios de empresas y directores reciben datos de ventas sistematizados. Es fácil abarcar tanto el beneficio total como el KPI de un gestor individual.
- El departamento de marketing obtiene información exacta sobre qué anuncios generaron ventas y, en función de ello, ajusta su plan de acciones de marketing. En las empresas donde se implementa un CRM, es más fácil segmentar a los clientes y lanzar campañas publicitarias efectivas.
- El director de ventas puede ver mejor qué está sucediendo en su departamento. Esto le ayuda a ser más productivo y estratégico en la gestión de los empleados. El control del trabajo del departamento siempre es mayor allí donde se implementa un sistema CRM competente.
- A nivel de cada vendedor, la automatización es exactamente lo que le ayuda a planificar sus tareas diarias y a no quemarse (burnout) al procesar grandes volúmenes de información y contactar a los clientes.
Así, la automatización del trabajo del departamento de ventas ayuda a aumentar la eficacia de las transacciones, mejorar la productividad del personal, reforzar el control sobre todas las etapas de la venta, mejorar la interacción con clientes y socios, eliminar la rutina y obtener un mayor rendimiento de la publicidad, haciéndola más personalizada.
